總經(jīng)理必備管理能力：會議管理

會議是管理者進行管理工作必經(jīng)的媒介，是每個管理者都必須重視的問題。美國國際決策中心曽經(jīng)對全球3000家 大型企業(yè)的首席執(zhí)行官進行調(diào)查研究，結(jié)果表明，這些領(lǐng)導(dǎo)者有80%的工作時間都消耗在會議方面。由此可見，總經(jīng)理如 果不具備一定的會議管理能力，將會在很大程度上降低自己的工作效率，影響對企業(yè)的管理。

要進行有效的會議管理，提高會議質(zhì)量，首先要清楚究竟是什么原因造成會議沒有達到預(yù)期的效果。可以從會議 的進行方式和內(nèi)容著手，從人、事、B衣地等因素去思考，并征求相關(guān)人員的意見，進而找出導(dǎo)致會議無效的原因。

(1) 會議目標(biāo)不清楚

總經(jīng)理召開會議的目的可以分為很多種，比如信息交流、頂目執(zhí)行追蹤、政策宣示、訊息告知、研討、聽取報告 等。在舉行會議之前，總經(jīng)理一定要清楚召開這次會議的真正目的及想要達到的預(yù)期目標(biāo)。

(2) 沒有進行議程設(shè)置

議程的設(shè)置直接影響會議預(yù)期目標(biāo)的達成。如果總經(jīng)理沒有進行議程設(shè)置而匆忙召開會議，那么，在會議過程中 就會導(dǎo)致與會者各說各話，漫無目的。因此，不管會議形態(tài)是怎樣的以及時間長短如何，都應(yīng)盡早做好議程設(shè)置，使會議 更快地進入主題，讓參與者明白自己所需扮演的角色。

(3) 參與者不明角色功能

被通知參加會議的員工，不知自己為何被列為出席者，對會議的內(nèi)容以及自己要做哪些準(zhǔn)備都不太明確。正是因 為他們沒有預(yù)先知曉自己的角色，也就不可能在會議上活躍起來，更不能及時響應(yīng)會議的內(nèi)容。因此，總經(jīng)理在召開會議 的時候，應(yīng)該事先將會議主題告知與會者，讓與會者明確該扮演的角色。

(4) 意見得不到尊重

身為會議負責(zé)人，總經(jīng)理應(yīng)認真聽取各方面的意見，如果總經(jīng)理偏聽某些人的意見，對其他人所提意見故意忽略 或敷衍而不予理睬，那么，會議就會流于形式，甚至偏離主題，達不到預(yù)期效果。這樣的運作方式是不可取的。
(5) 沒有記錄及追蹤系統(tǒng)

沒有對會議討論的過程及最后達成的決議作相關(guān)記錄，也沒有納入追蹤系統(tǒng)，導(dǎo)致決議的事頂?shù)降子袥]有得到 執(zhí)行、執(zhí)行狀況如何沒有數(shù)據(jù)可查，也就不能對執(zhí)行的過程作回饋和修正。

(6) 議而不決

會議過程中，沒有及時整理、統(tǒng)合不同的意見，雖經(jīng)過各方的討論卻不能做出決議。

總經(jīng)理想要提高自己的管理能力，必須重視這些常見的問題。只有正視導(dǎo)致會議未達預(yù)期效果的原因，才能找到 解決方案，讓會議真正產(chǎn)生效力。

對于總經(jīng)理而言，對會議進行管理，根本可行的途徑是打造有效的會議管理體系。

第一，使會議時間與企業(yè)運營節(jié)奏保持一致。會議是總經(jīng)理進行管理的一種手段，而在企業(yè)當(dāng)中，管理是為業(yè)務(wù) 服務(wù)的。因此，總經(jīng)理在召開會議的時候，必須使會議時間與業(yè)務(wù)運營的節(jié)奏保持一致，在業(yè)務(wù)活動的密集期應(yīng)合理地避 開會議安排，并進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

總經(jīng)理需要根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)特點，把握企業(yè)運營的規(guī)律。通常以一年為周期來總結(jié)運營的規(guī)律。

第二，避免臨時會議，對經(jīng)常性的會議進行合理計劃。對于一家企業(yè)而言，過多的臨時會議，會對該企業(yè)會造成 很大的損害。因為臨時會議的召開往往意味著突發(fā)事件的出現(xiàn)，它會打亂所有與會人員原有的安排，進而打亂企業(yè)內(nèi)部的 管理，影響到具體業(yè)務(wù)的運營。因此，總經(jīng)理必須盡量減少本可以提前預(yù)期的突發(fā)事頂，削減臨時會議出現(xiàn)的次數(shù)。此 外，還應(yīng)該思考如何把一些事頂安排得更有計劃性，把能提前考慮清楚的會議提前計劃好。這樣，企業(yè)的各個部門就能夠 把時間提前安排出來，也便于提前進行信息的收集和分析。

第三，在會議過程中，專注于決策。在會議過程中，總經(jīng)理要引導(dǎo)會議更多地專注于決策，而不是討論。英國的 吉百利史威士公司，曾經(jīng)對它的高層會議做出了兩頂小改動，正是這不起哏的兩頂小改動，卻大大提高了會議中決策的 質(zhì)量和速度：一是為了讓參加會議的人員盡早熟悉戰(zhàn)略議題，要求至少在開會前5天將所有鬩讀材料分發(fā)給他們；二是在 鬩讀材料上附一張標(biāo)準(zhǔn)封面，標(biāo)明會議的目的一一分享信息、討論和辯論，還是行動和決策，這樣便給標(biāo)為“行動和決 策”的議題留出更多的時間。

第四，時間分配要符合企業(yè)發(fā)展需要。企業(yè)的發(fā)展是由多個業(yè)務(wù)部門協(xié)作共同完成的，因此總經(jīng)理對各個業(yè)務(wù)領(lǐng) 域的管理不能受個人喜好或其他原因的影響，而造成在各方面的時間分配不合理。在企業(yè)各個業(yè)務(wù)領(lǐng)域之間，要確定合適 的會議頻率，既貫徹了企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展童點，也避免了管理的盲點，從而促進企業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展。

第五，將決策執(zhí)行到底。成功的總經(jīng)理總是善于將資源配置與戰(zhàn)略審批聯(lián)系在一起，從而使決策能夠落實到行動上。例如，在荷蘭銀行、加拿大鋁業(yè)公司，會議的決策結(jié)果是以一份正式的繢效合同呈現(xiàn)出來的，它明確指出了執(zhí)行決策 所需的資源（時間、人才和資金）以及管理層承諾實現(xiàn)的財務(wù)目標(biāo)，從而有利于決策的執(zhí)行。

會議管理是一頂極為復(fù)雜的工作，想要掌握會議管理的技巧決非一日之功�？偨�(jīng)理在日常的經(jīng)營中應(yīng)該有意識地 鍛煉這方面的能力。