方法丨如何做好組織內(nèi)部溝通？

 

摘要：

制定一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)劃程序，有助于確保企業(yè)內(nèi)部信息溝通的一致性與協(xié)調(diào)性。采用本文介紹的規(guī)劃方法，可以對(duì)企業(yè)各層面上的內(nèi)部溝通工作進(jìn)行有效的管理與優(yōu)先分級(jí)。

 

編者按：

在許多企業(yè)里，溝通工作的地位達(dá)到了前所未有的高度。外部溝通如此，內(nèi)部溝通更是如此。遺憾的是，如今的問題在于，溝通不是太少而是太多了－－－其中的大多數(shù)都是"有害無益"的。頻繁而雜亂的溝通工作傳達(dá)出來的是相互矛盾的信息，將對(duì)員工產(chǎn)生消極的影響。

    

本文作者指出：制定一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)劃程序，有助于確保企業(yè)內(nèi)部信息溝通的一致性與協(xié)調(diào)性。采用本文介紹的規(guī)劃方法，可以對(duì)企業(yè)各層面上的內(nèi)部溝通工作進(jìn)行有效的管理與優(yōu)先分級(jí)。

 

內(nèi)部溝通要計(jì)劃

古語說，"凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢"。雖是古語，卻體現(xiàn)了"合理規(guī)劃乃溝通之核心"這一現(xiàn)代企業(yè)溝通管理的最高原則。

       

對(duì)于一個(gè)高效的溝通工作者來說，合理規(guī)劃是其工作的重中之重。舉例來說，來自企業(yè)內(nèi)部的出乎意料且不受歡迎的消極信息防不勝防，令溝通部門的主管疲于招架。對(duì)他們來說，光是應(yīng)對(duì)風(fēng)云多變的外部環(huán)境已經(jīng)相當(dāng)困難，這些企業(yè)內(nèi)部意外信息的"友軍誤傷"無疑是雪上加霜。

       

對(duì)于跨國企業(yè)中負(fù)責(zé)全球溝通事務(wù)的管理人員來說，他們希望全面了解公司業(yè)務(wù)在各個(gè)國家的發(fā)展情況以及各分支機(jī)構(gòu)及各職能部門的經(jīng)營情況。而企業(yè)在各個(gè)國家的分支機(jī)構(gòu)卻不希望受到來自總部的各種意外且耗時(shí)的不適當(dāng)?shù)男畔�溝通工作的干擾。

       

在矩陣型的企業(yè)中，從事溝通工作的人的數(shù)量正在呈幾何級(jí)數(shù)增加。企業(yè)中的某一分支機(jī)構(gòu)一旦設(shè)立了自己的溝通部門，各種時(shí)事通訊與路演的數(shù)量就會(huì)立即大幅增加。一方面，企業(yè)員工對(duì)鋪天蓋地襲來的信息頗有微辭，另一方面，企業(yè)總部的各部門不斷推出各種改革議案，而企業(yè)全球主管人員又一味追求所謂的"扁平透明的溝通方式"。這樣一來，員工就淹沒在來自全球各地的大量信息之中，卻無法從中發(fā)現(xiàn)任何明確的聯(lián)系。他們不得不自行對(duì)諸多信息進(jìn)行拼湊，以期獲得一個(gè)完整的概念。不用說，他們通常會(huì)曲解其中的意思。

       

許多企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到保持信息一致的重要性，以確保各種信息相互支持而不是相互抵觸。只有這樣才能保證所有人員都能對(duì)企業(yè)形成一致的認(rèn)識(shí)。在結(jié)構(gòu)復(fù)雜的企業(yè)中，要保證信息的連貫性與協(xié)調(diào)性，就必須進(jìn)行周密的溝通規(guī)劃，進(jìn)行溝通工作的人必須緊密協(xié)作。 

 

規(guī)劃溝通工作：三個(gè)層面

 

在企業(yè)的對(duì)外溝通中，混亂矛盾的信息會(huì)影響企業(yè)的品牌與信譽(yù)。而在企業(yè)的內(nèi)部溝通中，這種混亂與矛盾則會(huì)引起員工的不安情緒，加深員工的疑慮。在變革時(shí)期，員工往往希望通過各種信息了解企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的真實(shí)意圖與目的。他們會(huì)仔細(xì)研究來自不同領(lǐng)導(dǎo)人員的信息之間的細(xì)微差異，希望從中發(fā)現(xiàn)矛盾與分歧的問題所在、權(quán)力的更迭以及企業(yè)的真實(shí)情況。來自企業(yè)上層的不一致信息往往被基層員工誤認(rèn)為是內(nèi)部矛盾的信號(hào)，并因此激起種種猜測甚至密謀。

       大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)明白，穩(wěn)定企業(yè)人心的關(guān)鍵并不在于信息通訊預(yù)算的多寡和通訊簡報(bào)的數(shù)量。而關(guān)鍵的因素在于這些信息能爭取到員工多大的關(guān)注。

       企業(yè)如果不清楚自己應(yīng)該優(yōu)先考慮的事項(xiàng)是什么，也沒有將注意力集中在自己向員工傳遞的信息上，那么員工就會(huì)對(duì)上層所發(fā)布的信息充耳不聞。越來越多的企業(yè)發(fā)現(xiàn)，信息量的增長不但沒有讓員工進(jìn)一步明白企業(yè)的目標(biāo)，反而造成了矛盾與混亂。

       成功的企業(yè)應(yīng)當(dāng)在三個(gè)層面上對(duì)信息溝通工作進(jìn)行規(guī)劃：

 

宏觀層面

——確保信息溝通工作服務(wù)于企業(yè)的優(yōu)先考慮事項(xiàng)，并鎖定關(guān)鍵的核心戰(zhàn)略信息進(jìn)行溝通。

 

溝通層面

——經(jīng)理人員必須清楚地知道自己要向員工傳達(dá)的關(guān)鍵信息是什么，同時(shí)要了解其他經(jīng)理人員的溝通計(jì)劃并探求合作，以避免造成信息的重復(fù)與混淆。

 

 地區(qū)性層面

——具體的項(xiàng)目計(jì)劃與舉措，確保項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)用相同的方法制定溝通規(guī)劃，從而確保企業(yè)能對(duì)地區(qū)性事務(wù)進(jìn)行優(yōu)先分級(jí)與協(xié)調(diào)。

 

改進(jìn)規(guī)劃流程：三個(gè)步驟

企業(yè)怎樣才能改進(jìn)溝通規(guī)劃流程的效率？下列步驟能夠有效地緩解信息超載與混亂的情況。

 

第一步：

在宏觀層面上進(jìn)行檢查。對(duì)宏觀層面進(jìn)行檢查是第一步。在這一層面，企業(yè)需要精簡信息量并消除重復(fù)溝通相同信息現(xiàn)象；確保發(fā)出的信息具有很高質(zhì)量并且協(xié)調(diào)一致；給予員工足夠的空間去理解與領(lǐng)會(huì)接收到的信息；確保關(guān)鍵信息的突出地位。

       

對(duì)宏觀層面進(jìn)行檢查，還意味著加強(qiáng)對(duì)信息的優(yōu)先分級(jí)管理并且減少信息量。要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，企業(yè)需要采用"空中交通管制"的原則。借助這一方法，企業(yè)可以明確組織的日常工作事項(xiàng)安排，確定各種溝通活動(dòng)的相對(duì)優(yōu)先權(quán)，并找出可能會(huì)受到這些活動(dòng)影響的人員。然后，這種"空中交通管制系統(tǒng)"會(huì)根據(jù)這些信息對(duì)企業(yè)經(jīng)營的重要性與優(yōu)先次序，安排進(jìn)行計(jì)劃好的溝通活動(dòng)的時(shí)間與空間，而不會(huì)以信息發(fā)布者對(duì)信息的宣傳程度決定。

      

這種方法體現(xiàn)了企業(yè)對(duì)內(nèi)部溝通的協(xié)調(diào)與管制，從而減少了意外的沖擊性很大的溝通舉措的出現(xiàn)。

 

第二步：

要求進(jìn)行溝通工作的所有人員使用統(tǒng)一的溝通方法。在這一層面，企業(yè)應(yīng)當(dāng)為組織里進(jìn)行溝通工作的人員制定統(tǒng)一的溝通方法；明確哪些信息應(yīng)該優(yōu)先發(fā)布，哪些是關(guān)鍵信息；并協(xié)調(diào)企業(yè)各部門之間的溝通工作。

       

進(jìn)行溝通工作的人員在響應(yīng)本部門特殊需要的同時(shí)，還必須采取統(tǒng)一協(xié)調(diào)的方法進(jìn)行更大范圍的信息溝通工作。為確保做到這一點(diǎn)，企業(yè)必須為他們制定統(tǒng)一的溝通方法、原則與標(biāo)準(zhǔn)，并為他們創(chuàng)造聚會(huì)和交流最佳實(shí)踐與創(chuàng)意的機(jī)會(huì)。

 

第三步：

使溝通活動(dòng)的規(guī)劃方式標(biāo)準(zhǔn)化，從而為對(duì)地區(qū)性溝通活動(dòng)提供支持。要確保進(jìn)行溝通工作的人員采用相同的工作模式與方法，企業(yè)就應(yīng)當(dāng)從這一步開始使溝通活動(dòng)的規(guī)劃方式標(biāo)準(zhǔn)化，以保證對(duì)各種項(xiàng)目與計(jì)劃的支持。

       

實(shí)際上，只要程序簡便易行，項(xiàng)目經(jīng)理非常樂于為讓員工了解他們的項(xiàng)目或舉措而進(jìn)行溝通規(guī)劃。對(duì)一些企業(yè)來說，這就意味著開發(fā)一種在線規(guī)劃工具，使項(xiàng)目經(jīng)理了解一個(gè)溝通計(jì)劃有哪些關(guān)鍵的組成部分，并借助該工具創(chuàng)造出符合企業(yè)溝通標(biāo)準(zhǔn)與程序的高質(zhì)量的溝通計(jì)劃。

 

 

加強(qiáng)溝通合作：三類信息

在今天這樣一個(gè)瞬息萬變的商業(yè)環(huán)境中，經(jīng)理人員絕不能盲目行動(dòng)。他們需要借助嚴(yán)格的規(guī)劃程序與標(biāo)準(zhǔn)，避免令企業(yè)出現(xiàn)信息超載的情況，并保證所有的信息溝通活動(dòng)都是圍繞企業(yè)的優(yōu)先考慮事項(xiàng)而展開的。

       

為提高信息的一致性、明確性與可信度，企業(yè)必須加強(qiáng)以下三種溝通工作的協(xié)調(diào)合作：聚焦于企業(yè)優(yōu)先考慮事項(xiàng)的戰(zhàn)略信息；來自企業(yè)內(nèi)從事溝通工作的人員的信息；以及來自區(qū)域性項(xiàng)目經(jīng)理的信息。

       

現(xiàn)已證明，合理的信息規(guī)劃可以有效地減少：

       ● 來自企業(yè)內(nèi)部各種人員的意外的、不受歡迎的信息。

       ● 來自企業(yè)總部的，既耗費(fèi)時(shí)間又未經(jīng)規(guī)劃或者不適合當(dāng)?shù)鼐唧w情況的計(jì)劃與建議。

       ● 大量戰(zhàn)略相關(guān)性很低的信息，從而防止這些次要信息淹沒那些更為重要的關(guān)鍵信息。

       ● 令員工對(duì)企業(yè)的優(yōu)先考慮事項(xiàng)產(chǎn)生理解偏離的誤導(dǎo)性的、矛盾的信息。

       ● 缺乏規(guī)劃指導(dǎo)與規(guī)劃工具的經(jīng)理人員發(fā)送的低質(zhì)量信息。

       

企業(yè)內(nèi)部人員的工作日程安排與優(yōu)先考慮的溝通事項(xiàng)各不相同，如果組織缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃構(gòu)架與程序，就很難管理以上一切。設(shè)定統(tǒng)一的規(guī)劃程序有助于在企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)統(tǒng)一的溝通標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)信息的連貫性、提高各種計(jì)劃的可比性。